AI 可以幫你提升效率，但如果使用不當，也可能讓機密資料外流。

前言

前幾天我們學到了：

• AI 可以協助工作
• AI 不一定正確
• AI 有可能產生幻覺

今天我們要討論另一個更重要的問題：

哪些資料不應該輸入 AI？

許多人第一次接觸 AI 時，都會直接把手上的資料貼進去詢問。

例如：

• 公司文件
• 客戶資料
• 報價資訊
• 合約內容
• 員工資料

看起來很方便，但如果沒有先了解資料安全風險，就可能在不知不覺中造成問題。

為什麼要注意 AI 資安風險？

想像以下情境：

你想請 AI 協助修改一份報價單，於是直接貼上：

客戶名稱
聯絡人
電話
Email
產品價格
折扣內容

然後詢問：

請幫我修改成正式商業提案。

雖然 AI 成功完成任務，但你是否知道：

這些資料是否適合提供給該 AI 工具？

這就是企業最重視的風險之一。

AI 常見的資料風險

1. 個人資料外洩

例如：

• 身分證字號
• 電話
• Email
• 地址
• 薪資資訊

這些都屬於個人資料，不應直接輸入未經公司核准或用途不明的 AI 工具。

2. 公司機密外洩

例如：

• 客戶名單
• 報價資料
• 未發布產品資訊
• 研發資料
• 財務預算

這些資訊一旦外流，可能影響公司競爭力、客戶信任或契約責任。

3. 帳號密碼外洩

以下是絕對不應出現的做法：

我的系統登入失敗。

帳號：Tony
密碼：Abc123456

請問哪裡有問題？

帳號、密碼、驗證碼、API Key、Token 及憑證等資訊，都不應貼入 AI 對話。

如果懷疑帳號或密碼已經外洩，應立即更換密碼、撤銷相關金鑰，並依公司流程通報。

4. 合約與法律文件風險

有些人會直接輸入：

請幫我檢查這份合約。

雖然 AI 可以協助閱讀及整理條款，但合約可能包含：

• 法律責任
• 商業條款
• 客戶資訊
• 價格與付款條件
• 保密義務

因此，上傳或貼上合約前，仍須遵守公司規範，確認工具是否經過核准，並移除不必要的敏感資訊。

此外，AI 的分析只能作為初步參考，不能直接取代法務或專業人員的正式審查。

5. 上傳整份文件造成過度揭露

有時候，使用者只需要 AI 修改其中一段文字，卻把整份檔案上傳。

整份文件中可能另外包含：

• 隱藏欄位
• 備註內容
• 文件版本紀錄
• 不相關的客戶資訊
• 其他部門的敏感資料

因此，在上傳前應先確認：

AI 完成這項任務，真的需要看到整份文件嗎？

如果只需要修改一個段落，就只提供該段落，而且應先移除敏感資訊。

哪些資料不能直接輸入 AI？

可以使用一個簡單原則：

如果資料外流後可能造成個人、公司或客戶損失，就不要直接輸入未經核准的 AI 工具。

常見例子包括：

• 密碼
• API Key
• 存取 Token
• 客戶資料
• 身分證字號
• 信用卡資訊
• 銀行帳號
• 未公開財務資料
• 未上市產品資訊
• 原始程式碼或系統設定
• 漏洞細節及內部資安事件資料
• 商業機密
• 受保密協議限制的文件

可以如何安全使用 AI？

方法 1：去識別化

不要直接提供：

客戶：台灣某某股份有限公司

可以改成：

客戶 A

不要直接提供：

Tony Wu

可以改成：

使用者 A

去識別化的目的，是降低內容與特定個人、公司或客戶產生直接連結的可能性。

方法 2：遮蔽敏感資訊

例如：

電話：0912-345-678

改成：

電話：09XX-XXX-XXX

其他例子：

Email：user@example.com

改成：

Email：user@example.invalid

也可以將訂單編號、設備名稱、IP 位址、帳號及價格替換成測試資料。

方法 3：只提供必要內容

不要把整份機密文件貼上。

如果只是需要修改一個段落，可以輸入：

請協助修改以下已匿名化段落的語氣。

使用情境：寄給供應商
溝通目的：提醒對方在期限內補交資料
語氣要求：專業、明確、保持合作關係

最安全的資料，是沒有提供的資料。

因此，應遵守「最小必要」原則，只提供 AI 完成任務所需的最低限度資訊。

方法 4：優先使用公司核准的 AI 工具

如果公司已提供企業版 AI 或正式核准的工具，應優先使用公司指定的服務。

企業導入的 AI 工具通常會搭配：

• 身分驗證
• 權限管理
• 稽核紀錄
• 資料保護設定
• 管理政策
• 使用規範

但企業版或公司核准工具並不代表所有資料都可以任意輸入。

使用者仍然必須遵守：

• 公司資料分類政策
• 個人資料保護要求
• 客戶合約要求
• 保密協議
• 部門作業規範

方法 5：確認 AI 產出中是否殘留敏感資料

安全檢查不只發生在輸入之前，也要檢查輸出結果。

例如，AI 在整理文件時，可能重新呈現原始內容中的：

• 客戶名稱
• 聯絡方式
• 訂單編號
• 金額
• 內部系統名稱

在分享、發布或寄出 AI 產出之前，應再次檢查內容，避免敏感資料被帶入新文件。

使用 AI 前的五個問題

每次貼上資料或上傳文件前，可以先問自己：

第一個問題

這份資料如果公開，是否會造成損失？

如果答案是「會」，就要提高警覺。

第二個問題

是否已移除個人資料及可識別資訊？

第三個問題

AI 完成任務是否真的需要這些資料？

第四個問題

這個 AI 工具是否經過公司核准？

第五個問題

該項資料是否受到公司政策、合約或法規限制？

只要其中一題無法確定，就應暫停上傳，先詢問公司 IT、資安、法務或資料管理的負責單位。

實際案例：請 AI 修改客戶 Email

假設原始內容如下：

王先生您好：

關於貴公司訂單 PO123456，
目前預計於 10 月 15 日交貨。
如有問題，請聯絡業務代表陳小姐，
電話為 0912-345-678。

如果只是希望 AI 調整 Email 語氣，可以先改成：

客戶聯絡人您好：

關於指定訂單，
目前預計於指定日期交貨。
如有問題，請聯絡本公司業務窗口。

然後再提供以下 Prompt：

請將以下已匿名化內容改寫成正式、簡潔且具服務態度的客戶通知信。

請保留：
1. 訂單交期通知
2. 聯絡窗口提醒
3. 請客戶回覆確認的行動要求

請不要自行補充客戶名稱、訂單編號、日期、電話或其他未提供資訊。

這樣既能利用 AI 協助改寫，也能降低敏感資訊被不必要揭露的風險。

今日實作

請找出一份你原本準備交給 AI 處理的文件或文字。

先不要直接上傳，依序檢查是否包含：

• 姓名
• 電話
• Email
• 帳號
• 客戶名稱
• 訂單編號
• 報價資訊
• 合約條款
• 系統資訊
• 公司內部資料

如果包含上述內容，請進行以下處理：

1. 移除不必要資訊
2. 將真實名稱替換為代稱
3. 遮蔽電話、Email、帳號及編號
4. 只保留本次任務需要的段落
5. 確認使用的 AI 工具符合公司規範

處理完成後，再請 AI 協助。

今日練習題

練習一：哪些資料適合交給 AI？

請列出三種相對適合交給 AI 處理的資料，並說明理由。

參考例子：

1. 公開新聞
2. 自己撰寫且不含敏感資訊的學習筆記
3. 已完成匿名化的範例文件

練習二：哪些資料不適合直接交給 AI？

請列出三種不適合直接輸入 AI 的資料，並說明可能造成的風險。

參考例子：

1. 密碼
2. 客戶個人資料
3. 未公開財務資訊

挑戰題：進行一次匿名化練習

請自行建立一段包含以下資訊的模擬 Email：

• 客戶名稱
• 聯絡人
• 訂單編號
• 交貨日期
• 聯絡電話

完成後，將內容改成可以提供給 AI 的匿名化版本，並比較修改前後有哪些差異。

練習時請使用虛構資料，不要使用真實客戶或個人資訊。

AI 安全使用檢查表

• [ ] 已確認資料敏感度
• [ ] 已移除密碼、金鑰及登入資訊
• [ ] 已去除個人資料
• [ ] 已遮蔽客戶及公司機密
• [ ] 只提供完成任務所需的必要內容
• [ ] 使用公司核准的 AI 工具
• [ ] 已確認公司資料分類及使用政策
• [ ] AI 產出分享前已再次檢查

今日重點

• AI 可以提升效率，但不代表可以處理所有資料
• 個人資料、帳號密碼及公司機密必須受到保護
• 上傳資料前，要先確認 AI 工具是否經過公司核准
• 採取去識別化、遮蔽及最小必要原則，可以降低資料風險
• 企業版 AI 仍然需要遵守公司政策與資料分類規範
• 安全不只檢查輸入，也要檢查 AI 的輸出結果
• 使用 AI 時，安全永遠比方便更重要

明日預告

Day 6｜什麼是 Prompt？為什麼有人問 AI 很厲害，有人卻問不出好結果？

同樣的 AI，有人可以得到完整的專業報告，有人卻只得到幾句空泛回答。

差異往往不只在 AI，而在於使用者如何描述：

• 要完成什麼任務
• 為什麼要完成
• 要提供給誰閱讀
• 希望使用什麼格式輸出

下一篇將正式介紹 Prompt，並比較模糊提問與清楚提問的差異。